Trong quản lý dự án xây dựng, quy trình trình duyệt hồ sơ (bản vẽ shopdrawing, biện pháp thi công, hồ sơ vật liệu đầu vào...) quyết định trực tiếp đến việc công trường có được thi công đúng tiến độ hay không.
Tuy nhiên, quy trình phê duyệt truyền thống bằng giấy tờ đang là "nút thắt cổ chai" làm chậm toàn bộ guồng quay dự án.
Nút thắt của quy trình phê duyệt truyền thống
Thông thường, một bộ hồ sơ trình duyệt cần đi qua các bước:
- Nhà thầu phụ/Tổ đội in ấn, đóng tập và ký nháy.
- Nhà thầu chính ký kiểm tra và nộp cho Tư vấn giám sát (TVGS).
- TVGS kiểm tra, phản hồi bằng văn bản hoặc ký duyệt.
- Chủ đầu tư xem xét cuối cùng (nếu cần) và phản hồi kết quả.
Quy trình này phát sinh rất nhiều vấn đề:
- In ấn lãng phí: Mỗi lần chỉnh sửa bản vẽ lại phải in lại toàn bộ tập hồ sơ dày cộp.
- Thời gian "chết" lớn: Hồ sơ nằm chờ trên bàn làm việc của TVGS hoặc Chủ đầu tư nhiều ngày.
- Thất lạc phản hồi: Các ý kiến sửa đổi bằng bút đỏ viết trực tiếp lên bản vẽ dễ bị sót khi vẽ lại.
Số hóa quy trình phê duyệt diễn ra như thế nào?
Khi áp dụng giải pháp của RisePMS, toàn bộ quy trình trên được thiết lập tự động hóa:
Bước 1: Trình nộp tài liệu trực tuyến (E-Submission)
Nhà thầu chỉ cần upload file PDF bản vẽ lên hệ thống, chọn đúng quy trình trình duyệt đã được thiết lập sẵn. Hệ thống tự động gửi thông báo đến TVGS phụ trách.
Bước 2: Xem xét và ghi chú trực tiếp (Markup & Annotation)
TVGS và Chủ đầu tư có thể xem trực tiếp bản vẽ trên trình duyệt web hoặc mobile. Họ sử dụng công cụ bút đỏ điện tử (Markup tools) để khoanh vùng lỗi, viết ghi chú và đính kèm phản hồi trực tiếp trên file PDF mà không cần tải xuống.
Bước 3: Phê duyệt bằng chữ ký số
Người duyệt đưa ra quyết định (Phê duyệt / Phê duyệt kèm lưu ý / Từ chối) và ký duyệt điện tử. Hệ thống tự động đóng dấu trạng thái (Approved/Rejected) lên bản vẽ và thông báo ngay lập tức cho Nhà thầu thi công.
Lợi ích thực tế thu lại
Các dự án sử dụng quy trình phê duyệt số của RisePMS ghi nhận những chỉ số ấn tượng:
- Rút ngắn 80% thời gian duyệt: Thời gian trung bình giảm từ 7-10 ngày xuống còn dưới 48 giờ.
- Tiết kiệm 90% chi phí in ấn: Chỉ in ấn bản vẽ khi đã đạt trạng thái phê duyệt cuối cùng để thi công.
- Truy xuất nguồn gốc 100%: Dễ dàng kiểm tra lại lịch sử phê duyệt, ý kiến đánh giá phục vụ cho công tác thanh quyết toán và kiểm toán dự án.
Số hóa quy trình phê duyệt là bước đi bắt buộc để tiến tới một công trường xây dựng thông minh và hiệu quả hơn.
