Trong các dự án xây dựng, tài liệu không đơn thuần là thông tin – chúng là tài sản pháp lý và kỹ thuật. Một dự án quy mô trung bình có thể phát sinh hàng chục ngàn bản vẽ thiết kế, biên bản nghiệm thu, hồ sơ chất lượng và yêu cầu thay đổi thiết kế.
Nếu không có một hệ thống quản lý tài liệu chuyên dụng (Document Management System - DMS), dự án của bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro cực kỳ nghiêm trọng.
1. Rủi ro từ việc sử dụng sai phiên bản bản vẽ
Đây là cơn ác mộng phổ biến nhất trên công trường. Thiết kế thay đổi liên tục, và nếu kỹ sư hiện trường sử dụng bản vẽ cũ để thi công, hậu quả sẽ là:
- Đập đi xây lại: Lãng phí vật tư và nhân công.
- Chậm tiến độ: Ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng của dự án.
- Tranh chấp pháp lý: Khó xác định trách nhiệm thuộc về đơn vị thiết kế, giám sát hay nhà thầu.
Giải pháp từ DMS: Hệ thống tự động ghi nhận phiên bản mới nhất (Version Control). Khi có bản thiết kế mới được phê duyệt, phiên bản cũ sẽ tự động được đánh dấu là "Hết hiệu lực" và phiên bản mới nhất sẽ ngay lập tức được cập nhật cho tất cả các bên liên quan.
2. Thất lạc tài liệu và thiếu tính minh bạch
Gửi file qua Zalo, Email, hay lưu trữ trên Google Drive cá nhân là cách nhanh nhất dẫn đến thất lạc hồ sơ:
- Nhân sự nghỉ việc làm mất quyền truy cập file.
- Không tìm thấy biên bản nghiệm thu khi đến kỳ thanh toán.
- Không biết ai đã sửa, ai đã xem, ai đã phê duyệt hồ sơ.
Một hệ thống DMS chuẩn hóa giúp tập trung toàn bộ dữ liệu vào một nguồn sự thật duy nhất (Single Source of Truth), phân quyền bảo mật chặt chẽ và ghi lại nhật ký lịch sử (Audit Trail) chi tiết của từng file.
3. Quy trình phê duyệt chậm trễ
Phê duyệt hồ sơ bằng giấy truyền thống thường mất từ vài ngày đến vài tuần vì:
- Phải ký tay trực tiếp.
- Người duyệt đi công tác hoặc bận họp.
- Hồ sơ bị thất lạc trong quá trình luân chuyển.
Với DMS tích hợp quy trình phê duyệt số (Workflows), hồ sơ được duyệt online mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động, tự động gửi email nhắc nhở người duyệt tiếp theo, rút ngắn thời gian phê duyệt từ tuần xuống còn giờ.
Kết luận
Đầu tư vào hệ thống DMS không phải là chi phí, mà là khoản bảo hiểm cho sự thành công của dự án. RisePMS cung cấp giải pháp DMS chuyên dụng cho ngành xây dựng, giúp số hóa toàn bộ tài liệu, kiểm soát phiên bản tự động và chuẩn hóa quy trình phê duyệt của bạn một cách dễ dàng nhất.
